Агенство острых новостей НОЖ Ведущее информационное агенство, мы публикуем самые важные и актуальные новости общественной, политической и экономической жизни Украины и мира
Связанные статьи
Вторая сессия VIII Ежегодного форума юрисконсультов состоялась в формате откровенного разговора о юридической функции на карантине. Модератором выступила Аминат Сулейманова, управляющий партнер AGA Partners. Она сравнила юридический департамент компании с имунной системой организма, который каждую секунду справляется с различными вызовами и внешними атаками и дает возможность работать в целом. Выяснить с какими вызовами столкнулись юридические департаменты во время карантина и стало задачей сессии. Спикер отметила, что уже есть уникальные наработки, а локомотивом изменений и новаций стал большой бизнес. Юридические департаменты, находящиеся внутри больших бизнесов волей-неволей вынуждены разрабатывать инновации, которые могут быть полезными всем участникам рынка. «Оптимизация бизнес-процессов делает их более эффективными», — подчеркнула госпожа Сулейманова.
Аграрный бизнес
Лилия Тимакина, директор по юридическим вопросам агропромхолдинга «Астарта-Киев» отметила, что особенностью аграрного бизнеса, представителем которого она является, было то, что, в отличие от других, аграрии во время карантина не останавливались ни на минуту. Серьезным подспорьем стала электронная система согласования договоров, которая охватывает основные компании холдинга. Во время карантина в систему были включены все без исключения юрлица холдинга, что дало возможность осуществлять дистанционную коррекцию и обработку таких договоров. В результате юристы, которые работают в компании с договорами, спокойно могли работать удаленно.
По ее словам, эта же система позволяет безболезненно проходить ежеквартальные проверки международных аудиторов. Еще одним последствием карантина стало внедрение в компании квалифицированной электронной подписи. Лилия Тимакина поделилась практическими кейсами оптимизации работы персонала во время карантина с использованием онлайн-платформ. При этом она указала, что юристы, сопровождающие судебные дела, все же вынуждены работать офлайн, так как их деятельность непосредственно связана не только с документооборотом, но и личным общением.
Международный бизнес
Во время онлайн-включения Ольга Лукьянова, руководитель юридического отдела, комплаенс-офицер группы компаний «Хенкель в Украине» сообщила, что поскольку ее компания работает во всем мире, к карантину они стали готовиться загодя – были введены повышенные санитарные меры, а также сокращены до необходимого минимума посторонние контакты персонала и внешние посещения офиса. Поскольку дилжитализация компании была осуществлена еще десять лет назад (причем речь шла не просто о переводе документооборота в электронный формат, но и о его упрощении), особенных трудностей с переходом на удаленную работу не возникло.
«Являясь пионерами в этой области, мы тащим за собой остальных, просим, чтобы к нашим требованиям прислушивались», — подчеркнула Ольга Лукьянова.
Во время карантина производство и логистика компании не останавливались, поэтому особенное внимание уделялось защите персонала, который контактировал с внешними контрагентами. Она отметила, что важным аспектом работы на удаленке является соблюдение рабочего дня с 9.00 до 18.00, но при этом руководитель должен быть доступен в любое время.
Производственный бизнес
Александр Олефиренко, директора по правовым вопросам ООО «Киевский БКК» на примере согласования договоров рассказал о внедрении электронного документооборота. Он отметил, что переход на новую систему состоялся еще до карантина, причем вся документальная база находится в облаке, поэтому доступ к документации был возможен с любого компьютера в любой части света. Он отметил определенную инерцию мышления персонала, которая является тормозом внедрения новых систем в начале процесса. Проблемными вопросами были также выбор программного обеспечения для функционирования системы, обучение персонала, а также докупка места на сервере, чтобы система работала без задержек и все сотрудники имели комфортный доступ. По его словам, пока не существует универсальной программы для организации электронного документооборота, поэтому каждая компания вынуждена подбирать его, исходя из собственных запросов. Александр Олефиренко рассказал о том, как действует система на его предприятии и как происходило становление ее работы, отметив, что эффективность работы юристов возросла и позволила им работать удаленно.
Виртуальный коллектив
В ходе онлайн-включения Иванна Медведь, заместитель генерального директора по правовым вопросам ООО «Кофка Агре Ресорсиз Украина» отметила, что новая «карантинная» реальность поставила перед компанией и новые задачи, причем не только по организации удаленной работы, но и по удаленному приему на работу новых сотрудников и создания условий для комфортной работы виртуального коллектива. Она отметила важность:
переходного периода адаптации к новым условиям работы, организации рабочего места дома, налаживания электронной коммуникации.
Персоналу помогли перевезти и настроить компьютеры. Важным подспорьем для успешного старта работы онлайн стало, по ее словам, наличие в компании единой онлайн-платформы к которой имеют доступ все юристы. Иванна Медведь рассказала о практике проведения онлайн-собеседований с кандидатами на должность в компании, а также программном обеспечении, которое при этом задействовалось. Она отметила, что для знакомства с коллективом было задействовано механизм видеоконференций, в ходе которых состоялось хоть и виртуальное, но вполне успешное общение, обмен опытом и налаживание деловых связей. Кроме того, она рассказала об организации работы персонала юридического департамента в онлайн-режиме.
Защита данных
Владимир Монастырский, партнер МЮФ Dentons, рассказал о проблеме защиты данных во время онлайн работы. Он отметил, что поскольку юристы часто работают с конфиденциальной информацией, поэтому вопрос защиты данных выходит на первый план. При этом использование облачных сервисов такую защиту может обеспечить не всегда, тем более, когда персонал исчисляется десятками тысяч, как в его компании. Поэтому было принято решение создать собственный VPN, когда от точки доступа сотрудника в Интернет и до точки входа в компанию, вся информация специальным образом шифруется. Однако при организации VPN возник вопрос аппаратного обеспечения. Владимир Монастырский указал на сложности онлайн-коммуникации, поскольку существующие онлайн-сервисы для общения не подходили по соображениям безопасности. При этом все равно утрачивается элемент обмена опытом между опытными и молодыми юристами.
Развлекательный бизнес
Татьяна Смирнова, директор по юридическим вопросам группы компаний «1+1 Медиа» рассказала о своем опыте вхождения в карантин и организации удаленной работы. При этом она отметила, что особенностью телекомпании является круглосуточная, без выходных, работа, что накладывает свой отпечаток и на деятельность юридического департамента – юрист должен быть на связи так же круглосуточно. Важной задачей во время организации онлайн-работы она считает сохранение дружественных отношений в коллективе, поддержание комфортного эмоционального микроклимата. С этой целью была введена практика ежедневных онлайн-конференций для обмена информацией и обсуждения деловых вопросов. Поскольку некоторые вопросы требуют личного присутствия, было организовано дежурство юристов в офисе. При этом она рассказала о наиболее ярких делах, которые вынуждены были решать юристы «1+1 Медиа» для обеспечения производственного процесса в условиях карантина.
«Юридические департаменты показывают участникам рынка пример преодоления препятствий, внедрения новых практик и поиска ответов на вопросы, которых раньше никогда не возникало», — резюмировала Аминат Сулейманова.
